Como criar um planejamento de rotas para vendedores

A economia deixa de ganhar, por ano, R$ 111 bilhões com o tempo que perdemos em deslocamentos (Firjan). Imagina se existisse uma forma de recuperar parte desse valor?

A boa notícia é que existe. Hoje é possível contar com estratégias e soluções voltadas para reduzir o tempo de deslocamento de equipes, otimizando o tempo de trajeto com percursos mais eficientes.

Afinal, rotas ineficientes são inimigas da produtividade. Trajetos mal planejados aumentam o tempo de viagem, o consumo de combustível e o desgaste físico dos vendedores, resultando em diminuição de importantes KPIs.

Neste artigo, nossa equipe reuniu tudo o que você precisa saber para criar um planejamento de rotas eficiente para a sua equipe externa.

Boa leitura!

Vantagens de ter um planejamento de rotas

Apesar de ser intuitivo para alguns, muitas empresas ainda acreditam que não é necessário investir esforços no planejamento de rotas e que basta levar em consideração a distância do ponto de encontro ao cliente. Mas a verdade é que um planejamento de rotas assertivo envolve diversos outros aspectos e está diretamente associado aos indicadores de sucesso da sua operação.

Veja como um planejamento assertivo é estratégico para a sua gestão.

• Aumento da produtividade:
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Ao planejar rotas de forma eficiente, os vendedores podem visitar mais clientes em menos tempo, aumentando a média de visitas por mês. Dessa forma, há um aumento da produtividade da equipe de vendas, que agora consegue atender a um contingente maior de clientes.

• Aumento das vendas
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À medida em que os vendedores conseguem visitar mais clientes, eles também conseguem maximizar o volume de vendas. Além de vender mais para os clientes atuais, com a otimização de tempo útil da equipe de vendas, é possível desenhar estratégias para atingir novos clientes e aumentar cada vez mais a receita.

• Aumento da motivação dos colaboradores
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O tempo gasto, em média, no trânsito ao longo de 1 ano é de 32 dias - mais do que um mês. O congestionamento é um fator de estresse para os colaboradores. Ao reduzir esse tempo, os vendedores passam a ter uma melhora na qualidade e vida e motivação no trabalho - o que impacta diretamente a produtividade.

• Maior satisfação dos clientes com o atendimento
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Uma equipe comercial motivada consegue atuar com foco no cliente, dando atenção total às suas necessidades e buscando as melhores soluções. Assim, os clientes ficam mais satisfeitos com o atendimento.

• Redução de custos com combustíveis e despesas
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Um bom planejamento de rotas significa redução de combustível, despesas com pedágios, manutenção de veículos e redução de horas extras por conta do trânsito. Essa diferença pode ser usada como investimento em outras áreas críticas da sua operação.

• Melhor organização e controle da equipe de vendas
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Um planejamento de rotas bem elaborado ajuda na organização da equipe de vendas, permitindo uma distribuição equitativa de clientes e um melhor controle sobre as atividades realizadas por cada vendedor.

Como Criar um Planejamento de Rotas Eficaz:

Para gestores de equipes de vendas externas, um planejamento de rotas eficaz é crucial para maximizar a produtividade da equipe e garantir uma experiência de atendimento excepcional para os clientes.

Agora que você já sabe todos os resultados que um bom planejamento de rotas pode trazer para a sua equipe, veja este passo a passo com informações práticas para ajudá-lo a criar e implementar um com seu time.

Defina seus objetivos estratégicos:

Identifique os principais objetivos de vendas e operacionais da sua equipe, como aumentar as vendas, expandir a base de clientes ou reduzir os custos operacionais. Além disso, você pode considerar outros objetivos, como melhorar a satisfação do cliente, aumentar a eficiência do processo de vendas ou fortalecer a marca da empresa. Faça uma lista completa de todos os objetivos e estabeleça metas específicas e mensuráveis para cada um deles.

As metas também podem orientar o planejamento de rotas da equipe. Por exemplo, você pode definir o número desejado de visitas por dia ou estabelecer metas de redução de tempo de deslocamento. Isso ajudará a otimizar a utilização do tempo e maximizar a eficiência das atividades de vendas.

Conheça profundamente seu público-alvo e território de vendas:

Para realizar uma análise detalhada do território de vendas, é importante considerar vários aspectos. Primeiramente, é necessário identificar a localização dos clientes, mapeando onde eles estão concentrados e quais regiões possuem maior demanda. Isso ajudará a direcionar os esforços de vendas de forma mais eficiente.

Analise também os padrões de compra dos clientes. Isso inclui entender quando e com que frequência eles realizam compras, quais produtos ou serviços são mais populares e quais são suas preferências específicas. Essas informações valiosas podem ser utilizadas para criar estratégias de vendas personalizadas e oferecer produtos ou serviços que atendam às necessidades individuais de cada cliente.

Por fim, faça a segmentação dos clientes. Com base em critérios relevantes, como o potencial de venda de cada cliente, sua frequência de compra e suas preferências de produtos ou serviços, é possível agrupar os clientes em diferentes segmentos. Isso facilita o desenvolvimento de estratégias de marketing direcionadas e permite uma abordagem mais personalizada para cada grupo de clientes.

Atribua ações necessárias para cada meta

Para garantir que as metas sejam alcançadas e os resultados desejados sejam obtidos, é fundamental criar estratégias e ações correspondentes de forma adequada. Por exemplo, se o objetivo primordial for aumentar as vendas e impulsionar o crescimento do negócio, é possível planejar e executar atividades de prospecção de clientes, implementar programas de fidelidade que incentivem a repetição de compras e oferecer promoções especiais e exclusivas que atraiam a atenção e o interesse dos consumidores.

Além disso, é relevante destacar que, ao buscar a redução dos custos operacionais e a maximização da eficiência, é recomendado analisar minuciosamente os processos internos, identificar possíveis áreas de desperdício ou ineficiência e implementar medidas assertivas que otimizem o desempenho e a produtividade da empresa.

Planeje com antecedência:

Agende as visitas aos clientes com antecedência, levando em consideração o tempo necessário para cada reunião e os deslocamentos entre os pontos de visita. Ainda é importante considerar alguns fatores sazonais que podem impactar na eficiência das visitas.

Por exemplo, eventos locais que aumentem o trânsito ou períodos de maior movimento, que possam dificultar a disponibilidade dos clientes. Portanto, é fundamental planejar cuidadosamente as visitas, garantindo que haja tempo suficiente para cada reunião e que sejam considerados possíveis atrasos causados por tráfego intenso ou eventos especiais na região.

Mantenha flexibilidade e capacidade de adaptação:

Esteja sempre preparado para lidar com imprevistos inesperados que possam surgir, como cancelamentos de última hora ou mudanças repentinas nas condições de tráfego. É importante manter-se flexível e adaptar as rotas e planos conforme necessário, a fim de minimizar quaisquer impactos negativos na agenda da equipe.

Além disso, certifique-se de manter canais de comunicação abertos e eficazes, para que todos os membros da equipe possam relatar quaisquer problemas ou dificuldades que enfrentem durante o dia de trabalho. Encoraje-os a sugerir ajustes e melhorias, para que todos possam trabalhar de forma mais eficiente e produtiva.

Dicas extras para Otimizar seu Planejamento de Rotas

Planejar rotas de equipes externas é uma atividade que pode demandar muitas horas, sobretudo quando feita manualmente. Somado a isso, de forma manual é difícil acompanhar as atualizações de trânsito e ter visibilidade de toda a operação.

Por isso, é importante contar com ferramentas de automação, como o Planner da Pathfind. A partir da definição de alguns parâmetros, como número de vendedores, horários de visita e locais de partida, a ferramenta gera as melhores rotas para que sua equipe tenha mais produtividade.

Confira abaixo recursos fundamentais para otimizar o seu planejamento de rotas:

Recursos de geolocalização

As ferramentas de geolocalização desempenham um papel fundamental na criação de rotas mais eficientes para equipes de vendas. Ao agrupar os clientes por região e utilizar informações de localização, essas ferramentas permitem otimizar o tempo de deslocamento, reduzindo a distância percorrida e minimizando o tempo gasto no trânsito. Essas ferramentas também ajudam a definir horários estratégicos para as visitas, levando em consideração o tráfego e a disponibilidade dos clientes. Com isso, as equipes de vendas podem maximizar o número de visitas realizadas em um determinado período de tempo, aumentando a eficiência e a produtividade.

Monitoramento da equipe

Conte com uma ferramenta que permita acompanhar indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar o progresso do planejamento de rotas, como o número de visitas realizadas, a taxa de conversão de vendas e o tempo médio de deslocamento. Além disso, é importante realizar avaliações periódicas do desempenho da equipe e do impacto do planejamento de rotas nos resultados de vendas.

Essas avaliações ajudarão a identificar áreas de melhoria e a tomar medidas corretivas, se necessário. Ajuste estratégias conforme necessário para otimizar os resultados, buscando sempre aprimorar o desempenho da equipe e maximizar as oportunidades de vendas.

Conclusão

Ao estabelecer rotas eficientes, os vendedores podem maximizar sua produtividade e otimizar o tempo gasto em deslocamentos. Um bom planejamento conta com metas mensuráveis e realistas, e precisa de flexibilidade para lidar com imprevistos. Além disso, é fundamental ter visibilidade da operação e acompanhamento dos resultados.

Dessa forma, o Planner de vendas pode ser um aliado importante. Ele oferece recursos indispensáveis, como dimensionamento da área de vendas, definição de horários estratégicos para visitas e algoritmos de segmentação e setorização. Para agendar a sua demonstração gratuita, fale com nossos consultores especializados.