Gestão de equipes externas: como aumentar a produtividade 

Fazer a gestão de equipes externas, conhecidas também como “equipes de campo”, pode ser um desafio, sobretudo devido à dispersão da operação, dificuldade de alinhamento quanto às tarefas e comunicação precisa entre membros da equipe em diferentes localizações. 

Por isso, preparamos um passo a passo com tudo o que você precisa fazer para aumentar a produtividade da sua equipe externa e otimizar o seu gerenciamento.

Vamos nessa?

                1)    Dimensione a área de vendas

Conheça o mercado

Uma gestão eficaz de equipes externas começa com a compreensão profunda do mercado no qual sua equipe atua. Conhecer o mercado é o primeiro passo para otimizar a gestão de equipes externas, pois permite:

•                   ● Identificar oportunidades de crescimento e nichos inexplorados, além de tendências;
•                   ● Segmentar clientes e mapear as suas diferentes necessidades;
•                   ● Analisar a concorrência e entender seus pontos fortes e fracos;
•                   ● Alocar recursos de forma mais inteligente, direcionando representantes para áreas mais promissoras. 

Aqui estão algumas sugestões do que fazer para conhecer o mercado:

                   1) Pesquisa de mercado
Ideais para coletar dados relevantes sobre tendências, comportamento dos clientes e concorrência. Pode ser feita por entrevistas, focus group, análise de dados demográficos, estudos de concorrência e até análise em redes sociais.

•                    2) Feedback da equipe externa:
  Seus colaboradores são uma fonte valiosa de informações. Por estarem em contato constante com os clientes, sabem suas principais queixas e podem ajudar a identificar gaps do mercado e pontos de melhoria na operação.
  
                      3) Ferramentas de análise e monitoramento:
  Para monitorar a concorrência e identificar rapidamente tendências, uma boa alternativa é usar ferramentas de análise de mercado e inteligência competitiva. Isso permite que você possa tomar decisões com base em dados confiáveis.  

Uma compreensão sólida do mercado capacita os coordenadores e gestores comerciais a tomar decisões estratégicas que impulsionam o crescimento do negócio e maximizam o desempenho das equipes externas.

Mapeie particularidades do produto ou serviço

Ao mapear os principais atributos do seu produto ou serviço, você pode personalizar a gestão de suas equipes externas, garantindo que suas visitas aos clientes sejam eficazes, oportunas e alinhadas com as necessidades do mercado. 

Adaptar a frequência de visitas com base nessas considerações pode maximizar a eficácia das estratégias de vendas e fortalecer os relacionamentos com os clientes.

Aqui estão alguns pontos importantes a serem considerados:

•                   ● Complexidade: produtos ou serviços mais complexos geralmente requerem visitas mais frequentes. Isso ocorre porque os clientes podem precisar de orientação, suporte ou esclarecimento contínuo. Definir a complexidade ajuda a dimensionar a equipe e os recursos necessários.
  
  
•                   ● Ciclo de compra: compreender o ciclo de compra é essencial. Produtos ou serviços com um ciclo de compra mais longo podem exigir visitas mais espaçadas, enquanto os de ciclo curto podem demandar visitas mais frequentes para manter o interesse do cliente.
  
  
•                   ● Tempo de vida do cliente: se o seu produto ou serviço tem um longo tempo de vida do cliente, as visitas regulares podem ajudar a fortalecer o relacionamento e criar oportunidades de vendas adicionais ao longo do tempo.
  
  
•                   ● Estratégia de vendas: o tipo de produto ou serviço também influencia a estratégia de vendas. Produtos de alta complexidade podem exigir uma abordagem consultiva, enquanto produtos de consumo rápido podem se beneficiar de estratégias mais diretas.
  
  

Somado a isso, é importante fazer uma análise das características técnicas do seu produto e necessidades de suporte. Não esqueça de considerar o perfil do cliente e suas expectativas em relação às visitas e interações. 

Por fim, tenha em mente que é preciso reavaliar regularmente o tipo de produto ou serviço à medida que o mercado evolui e as necessidades dos clientes mudam.

Considere a concorrência

Avaliar a atuação dos concorrentes desempenha um papel vital na definição de estratégias competitivas para sua equipe externa. Entender como seus concorrentes operam pode ajudar a identificar oportunidades e desafios no mercado. 

Não se atenha apenas aos concorrentes diretos, mas avalie também as estratégias da concorrência indireta, força de vendas, produtos ou serviços oferecidos e presença no mercado.

Procure oportunidades não exploradas que seus concorrentes possam estar negligenciando. Pode ser uma região geográfica subentendida, um segmento de mercado em crescimento ou necessidades específicas dos clientes que não estão sendo atendidas.

Com base nesta análise, desenvolva estratégias competitivas sólidas para sua equipe externa. Isso pode envolver diferenciação de produtos, preços competitivos ou aprimoramento do atendimento ao cliente.

Aplicar ferramentas de geolocalização

Identificar as necessidades dos clientes e definir o tempo necessário para cada visita é fundamental para uma gestão eficiente de equipes externas. O uso de ferramentas de geolocalização pode ser uma abordagem eficaz para atender a essas necessidades. 

É importante que as ferramentas permitam:

•                   ● Segmentação geográfica;
•                   ● Priorização de visitas com base em critérios como o valor potencial do cliente, necessidades específicas ou histórico de compras;
•                   ● Planejamento de rotas otimizadas para garantir que os representantes cheguem aos clientes no momento certo;
•                   ● Coleta de dados em tempo real para dar visibilidade para o desempenho da equipe e o atendimento ao cliente.

Ao considerar a concorrência e aplicar ferramentas de geolocalização, você fortalece a gestão de equipes externas, garantindo que sua estratégia seja competitiva e que as necessidades dos clientes sejam atendidas de maneira eficiente. Essas abordagens podem ser diferenciais significativas no sucesso de suas operações de vendas externas.

                2)    Estimar tempo dedicado em cada área

Considere o volume de vendas

O volume de vendas desempenha um papel fundamental na determinação do tempo dedicado pelas equipes externas. 

Avalie os dados históricos de vendas para identificar tendências e flutuações sazonais. Isso ajudará a determinar quando alocar mais ou menos tempo para vendas, dependendo das demandas do mercado.

Com base nas metas de vendas, defina os recursos e o tempo necessários para alcançá-las. Isso pode envolver ajustar a força de vendas ou intensificar os esforços em determinados períodos.

Levante as necessidades dos clientes

Ao levantar as necessidades dos clientes de maneira eficaz, a gestão de equipes externas pode operar com maior eficiência, fornecer atendimento mais assertivo e estabelecer relações duradouras com os clientes. Isso, por sua vez, contribui para o crescimento do negócio e o alcance de metas de vendas.

Isso pode ser feito por:

•                   ● Reuniões e comunicações constantes;
•                   ● Entrevistas e questionários;
•                   ● Análise de histórico de compras para identificar padrões;
•                   ● Acompanhamento pós-venda e principais motivos de acionamento de suporte;
•                   ● Análise da concorrência e do mercado.
  
  

É importante ressaltar que o levantamento das necessidades dos clientes deve ser um processo contínuo e dinâmico. À medida que as necessidades dos clientes evoluem e o mercado muda, é fundamental ajustar e adaptar suas estratégias para atendê-las de maneira eficaz. O foco no atendimento ao cliente e na compreensão de suas necessidades é fundamental para o sucesso de qualquer equipe externa.

Aplique técnicas de produtividade

A produtividade desempenha um papel importante na alocação de tempo eficiente. Existem algumas técnicas que podem ser aplicadas para garantir um bom desempenho:

• 
                    ● Treinamento da equipe externa focado em como maximizar o tempo durante as visitas aos clientes;
                    ● Ferramentas e sistemas automatizados para lidar com tarefas administrativas e burocráticas, liberando mais tempo para atividades de vendas;
•                   ● Acompanhamento e análise de desempenho para definir estratégias com base em dados e análises contínuas.

A estimativa do tempo dedicado em cada área é fundamental para otimizar a gestão de equipes externas. Ao considerar o volume de vendas, as necessidades dos clientes, as oportunidades de vendas e a aplicação de técnicas de produtividade, você pode garantir que seu tempo seja alocado de forma eficaz para atender às metas de vendas e às necessidades dos clientes.

                3)    Identifique os custos da operação

Mapear e identificar os custos da operação é um passo essencial na gestão eficaz de equipes externas. Conhecer e compreender esses custos não apenas permite que a empresa avalie a saúde financeira da operação, mas também desempenha um papel crucial na identificação de áreas de melhoria e no acompanhamento do desempenho da equipe. 

Tenha registrado os diferentes tipos de custos envolvidos na operação de equipes externas e como considerá-los para otimizar a gestão.

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que permanecem relativamente constantes, independentemente da produção ou do volume de vendas. Eles incluem despesas como salários, aluguel, seguros, impostos e outros gastos regulares. Para gerenciar eficazmente esses custos:

•                   ● Realize uma análise detalhada dos custos fixos da operação da equipe externa.
•                   ● Estabeleça um orçamento claro para cada categoria de custo fixo.
•                   ● Monitore regularmente o desempenho financeiro em relação ao orçamento, identificando possíveis áreas de redução de custos ou eficiência operacional.

Custos variáveis

Os custos variáveis são despesas que flutuam de acordo com o volume de vendas ou atividades da equipe externa. Eles podem incluir custos como combustível, alimentação, hospedagem e materiais de marketing. Para melhor gerenciar os custos variáveis:

•                   ● Registre e avalie os custos variáveis associados a cada visita ou atividade externa.
•                   ● Implemente políticas de controle de despesas para limitar gastos desnecessários.
•                   ● Analise os dados dos custos variáveis em relação às metas de vendas para determinar a eficácia dos gastos.
  
  

Custos logísticos

Os custos logísticos estão diretamente relacionados ao deslocamento da equipe externa, considerando a extensão da área de vendas. Para otimizar esses custos:

•                   ● Avalie a geografia da área de vendas e a densidade de clientes para planejar rotas eficientes.
•                   ● Utilize ferramentas de geolocalização e planejamento de rotas para reduzir os custos de deslocamento e o tempo gasto na estrada.
•                   ● Explore opções de transporte mais econômicas e ecológicas, quando aplicáveis, como veículos híbridos ou compartilhados.

Identificar, avaliar e gerenciar os custos da operação de equipes externas é fundamental para a eficiência financeira e a maximização dos recursos. Ao considerar custos fixos, custos variáveis e custos logísticos, você estará melhor preparado para tomar decisões informadas e otimizar a gestão de sua equipe externa.

                4)    Dica extra: automatize a gestão de equipes de vendas

E se a gente te falar que você não precisa fazer tudo isso de forma manual?

Existem soluções desenvolvidas especificamente para gestão de equipes externas, como o Planner Pathfind. Com ele, você tem uma solução completa para roteirizar equipes de vendas e trade marketing.

Usando algoritmos avançados de machine learning, ele permite que você:

•                   ● Defina locais de partida das rotas por zona e por colaborador;
•                   ● Cadastre feriados para antecipação automática;
•                   ● Cadastre dias de reunião para reserva automática de agendas;
•                   ● Grupos de comércio, nos quais clientes podem ser atendidos por mais de um vendedor segmentado;
•                   ● Suporte a horário de visita para clientes atuais e reserva para potenciais clientes;
•                   ● Múltiplos algoritmos de segmentação, setorização e arrastão;
•                   ● Efetividade do plano de vendas e de trade marketing.
  
  

Essa tecnologia ainda permite integração entre comercial e operações. Fale hoje mesmo com nossos consultores e melhore a performance da sua equipe externa!