Gestão de frotas: O que é e como fazer

A gestão de frota é um tema crucial para empresas que trabalham com transporte e logística. Ela se refere à administração de uma frota de veículos utilizados para o transporte de cargas ou passageiros, com o objetivo de garantir a eficiência operacional, a segurança dos motoristas e passageiros, e redução de custos.

Neste artigo, vamos explorar os principais aspectos da gestão de frota, desde seu conceito até sua aplicação na prática. Veremos qual é o objetivo da gestão de frota, quais são as vantagens para as empresas, como funciona a gestão de frota, os pilares da gestão de frota, como fazer uma boa gestão de frota, como a tecnologia pode ajudar na gestão de frota e como escolher um sistema de gestão de frota.

Boa leitura!

Índice

1. O que é gestão de frota?

2. Qual o objetivo da gestão de frota?

3. Quais as vantagens da gestão de frota para as empresas?

4. Como funciona a gestão de frota

5. Pilares da gestão de frota

6. Como fazer uma boa gestão de frota

7. Como a tecnologia pode ajudar na gestão de frota

8. Como escolher um sistema de gestão de frota

9. Conclusão

O que é gestão de frota?

A gestão de frota nada mais é do que o processo de gerenciamento e supervisão dos veículos usados por uma empresa, podendo ser próprios ou alugados. Em outras palavras, ela consiste em:

• ● Traçar a estratégia
• ● Controle operacional diário da frota
• ● Acompanhamento de despesas
• ● Verificar necessidade de manutenção
• ● Monitoramento
• ● Controle de abastecimento
• ● Agendamento de serviços
• ● Análise de indicadores

Além disso, a gestão de frota também pode envolver a aquisição de novos veículos, a gestão de contratos de leasing, a implementação de políticas de segurança na condução, a análise de dados de desempenho da frota e a otimização dos recursos da empresa para maximizar a eficiência operacional e reduzir custos.

Qual o objetivo da gestão de frota?

Em resumo, o objetivo da gestão de frota é garantir que os veículos da empresa ou organização sejam mais eficientes, seguros e econômicos a para atender às necessidades do negócio, bem como às necessidades dos clientes e dos motoristas.

Essa atividade é aplicada às mais diferentes frotas: comerciais, de entregas, caminhões, de aluguel de carros, serviços públicos ou carsharing.

Em algumas organizações, este processo é executado por um departamento inteiro dedicado a estas atividades. Contudo, em outras empresas, a gestão de frotas fica nas mãos de um time multidisciplinar. Não importa a forma com que ela é feita, o objetivo é o mesmo: aumentar a eficiência operacional e reduzir custos.

Quais as vantagens da gestão de frota para as empresas?

O gerenciamento de frotas é uma atividade fundamental para que as atividades da empresa estejam sob controle. Com uma boa gestão, todas as atividades que envolvam os veículos da empresa podem ser melhor executadas, aumentando a produtividade da frota e reduzindo custos para o negócio.

Confira abaixo as principais vantagens do gerenciamento de frota:

1.     Redução de custos

A gestão de frota reduz os custos da empresa à medida que otimiza a utilização dos veículos, controla o consumo de combustível, agenda e verifica manutenções preventivas que evitam reparos mais caros, diminui o número de acidentes e multas.

2.    Aumento da eficiência operacional

Esse processo envolve diversas atividades que visam otimizar as rotas percorridas, reduzir tempo de viagem e melhorar a pontualidade das entregas, como a roteirização de entregas. Além disso, uma boa gestão aumenta a taxa de ocupação dos veículos a fim de otimizar o uso da frota.

3.    Operações mais seguras

A implementação de políticas de segurança na condução de veículos também faz parte das atividades do gerenciamento de frota. Isso ajuda a reduzir o número de acidentes, garantindo a integridade dos motoristas, dos veículos e da carga transportada.

4.   Clientes mais satisfeitos

Com o aumento da eficiência operacional e redução do tempo de entrega, há uma melhora na qualidade do serviço prestado pela empresa. Assim, os clientes ficam mais satisfeitos e fiéis ao seu negócio.

5.    Coleta de dados

Ao ter um controle sobre as atividades da frota, a empresa terá à disposição informações valiosas sobre o desempenho dos veículos, otimizando a tomada de decisão sobre aquisições, manutenções e renovações.

Em resumo, a gestão de frota pode ajudar a empresa a aumentar sua eficiência operacional, reduzir custos, melhorar a segurança e a qualidade do serviço prestado, além de fornecer informações estratégicas para tomadas de decisão mais assertivas.

Como funciona a gestão de frota

Conforme dito anteriormente, a gestão de frota pode ser realizada por um time dedicado ou pode ser executada por outro setor. Em todos os casos, este processo reúne diversas atividades, entre elas:

• ● Administrar custos operacionais de combustível e eventualidades, como multas;
• ● Planejamento de despesas futuras;
• ● Planejamento de manutenção preventiva;
• ● Administração da manutenção emergencial;
• ● Roteirização das entregas;
• ● Treinamentos de segurança.

Essas atividades garantem maior controle da frota, facilita o planejamento e ajuda a identificar oportunidades de melhorias operacionais. Muitas empresas usavam planilhas de frotas para fazer este controle, contudo, elas não ofereciam visualização completa e confiável para a gestão.

Assim, hoje já é possível contar com sistemas automatizados alimentados por tecnologia de ponta que tornam este trabalho mais dinâmico e eficiente.

Pilares da gestão de frota

Assim como vimos no tópico anterior, as atividades da gestão de frota são diversas e contemplam diversas áreas. Dessa forma, uma boa administração está dividida entre três pilares:

1. Gestão de ativos: É a gestão dos veículos em si. Em outras palavras, a gestão de ativos cuida da compra, atividades de manutenção e renovação das frotas;

2. Gestão de insumos: Esse pilar diz respeito a tudo que a frota precisa para funcionar, como pneus, gestão eficiente de combustível, disponibilidade de peças automotivas e agendamento de serviços, como revisão do Detran e documentação;

3. Gestão do comportamento: É a administração do capital humano. Ou seja, políticas de segurança na condução de veículos, treinamento de motoristas, capacitação dos colaboradores, entre outros.

Como fazer uma boa gestão de frota

Agora que você já sabe o que e quais são os benefícios da gestão de frota, vamos te explicar tudo o que é necessário para fazer um bom gerenciamento no dia a dia da sua empresa.

Apesar das diferenças e particularidades de cada empresa ou organização, existem três passos fundamentais que devem estar presentes em qualquer administração de frota.

Veja a seguir:

1 - Diagnóstico da frota e dos processos de transporte

O primeiro passo é reconhecer a realidade estrutural da frota, mensurar os gastos e prospectar os investimentos futuros.

Para isso, você terá que listar:

• ● Veículos da empresa e seu estado;
• ● Quilometragem percorrida por cada veículo;
• ● Gastos mensais com combustível de cada veículo;
• ● Gastos e periodicidade de cada manutenção e revisão;
• ● Gastos com insumos e serviços;
• ● Salário dos motoristas;
• ● Modo de condução dos veículos.

Talvez esta seja a etapa mais trabalhosa, porém, ela é essencial para as fases seguintes. Afinal, com essas informações em mãos, é possível ter uma visão mais objetiva da situação da frota e identificar problemas, possibilitando a busca por soluções mais efetivas.

2 - Estabelecimento de metas, normas e políticas

Depois de analisar toda a estrutura e dados da frota, é hora de estabelecer metas, normas e políticas a serem seguidas por todas as pessoas envolvidas nas atividades dos veículos. Essa é uma importante etapa para garantir o uso adequado dos veículos, aumentar a vida útil dos ativos e reduzir gastos com manutenção.

Assim, é necessário descrever todos os serviços prestados pela frota, estabelecer o que está e o que não está no escopo das atividades e fixar algumas regras e diretrizes. Essas políticas podem ser tanto internas como externas, no relacionamento com clientes e fornecedores.

Essa etapa está muito associada ao fortalecimento da cultura da empresa e ao estabelecimento de um padrão de produtos e serviços, elevando a qualidade da sua operação.

3 - Estratégias, recursos e ferramentas

A partir do mapeamento do cenário atual e da definição de metas, faz-se necessário definir quais estratégias, recursos e ferramentas serão usadas para alcançar os resultados.

Assim, as ferramentas devem ser definidas conforme o planejamento financeiro e devem atender a diversas atividades:

• ● Roteirização de entregas;
• ● Roteirização da equipe comercial;
• ● Monitoramento de veículos e cargas;
• ● Previsão de riscos;
• ● Planejamento estratégico.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de frota

Como vimos, a gestão de uma frota engloba diversos aspectos, desde dados de gastos de combustível até mesmo monitoramento dos veículos.

Pelo baixo custo, muitas empresas optam por diversas ferramentas gratuitas para gerenciar a frota, como o agrupamento e compartilhamento de dados no Excel ou a roteirização de entregas pelo Google Maps.

Essas ferramentas são excelentes e atendem às empresas até certo ponto, mas existem alguns riscos, como erros de preenchimento, fórmulas incorretas, limitação de geração de rotas e a falta de acompanhamento em tempo real.

Assim, sistemas e ferramentas desenvolvidos especificamente para setores de logística apresentam muitos benefícios:

1. Monitoramento em tempo real: Por meio de softwares de gestão de frota, é possível monitorar em tempo real a localização dos veículos, permitindo um melhor controle das rotas e do tempo de entrega, além de identificar situações de risco e tomar medidas imediatas em casos de desvios ou emergências.
   
   
2. Controles precisos: Com a utilização de softwares de gestão de manutenção, é possível programar as revisões e manutenções preventivas, além de monitorar o desempenho dos veículos e identificar possíveis falhas ou problemas mecânicos.
   
   
3. Redução de custos: A tecnologia pode ajudar a reduzir os custos com combustível, permitindo a análise do consumo de cada veículo, além de possibilitar o controle da emissão de gases poluentes.
   
   
4. Melhoria na segurança: A tecnologia também pode contribuir para a segurança dos motoristas e das cargas transportadas, por meio de sistemas de monitoramento de velocidade, frenagem e outras situações de risco.
   
   
5. Análise de dados e relatórios: A utilização de tecnologia na gestão de frota também permite a análise de dados, fornecendo informações valiosas sobre o desempenho dos veículos, tempo de entrega, custos, entre outras informações que podem auxiliar na tomada de decisões mais estratégicas.

Em resumo, a tecnologia pode trazer diversos benefícios para a gestão de frota, contribuindo para a redução de custos, aumento da eficiência, segurança dos motoristas e cargas, além de fornecer informações valiosas em tempo real para tomadas de decisões mais estratégicas.

Como escolher um sistema de gestão de frota

Escolher ferramentas de gestão de frota pode ser um desafio para as empresas, considerando que há uma grande variedade de opções disponíveis no mercado. Para facilitar esta escolha, separamos alguns aspectos que devem ser levados em consideração.

• ● Necessidades da empresa: é importante identificar quais são as demandas e necessidades da sua empresa que podem ser atendimentos por um sistema;
  
  
• ● Funcionalidades: antes de escolher uma ferramenta, pesquisa atentamente se as funcionalidades atendem às necessidades;
  
  
• ● Custo-benefício: além do valor de investimento, é importante ver a relação custo-benefício, que envolve a otimização do tempo da equipe, aumento de controle de indicadores, melhoria na segurança, entre outros;
  
  
• ● Suporte técnico: é fundamental saber como é o suporte da ferramenta e se ele é em português ou em outro idioma. Além disso, pesquisas no Reclame Aqui podem mostrar a reputação da marca e se ela é confiável;
  
  
• ● Integração com outros sistemas da empresa: a área de logística deve ser integrada ao comercial e ao controle de estoque, por isso, verifique se a ferramenta tem integração com as soluções de CRM e WMS que a empresa já utiliza.

Conclusão

Desse modo, a gestão de frota é essencial para empresas que trabalham com transporte e logística. Através da gestão eficiente da frota, é possível aumentar a eficiência operacional, reduzir custos, melhorar a segurança dos motoristas e garantir a satisfação dos clientes.

A utilização de tecnologias e ferramentas de gestão de frota também pode trazer grandes benefícios, oferecendo recursos avançados para o controle e monitoramento da frota em tempo real.

Além da adoção de tecnologia, é importante destacar que o gerenciamento da frota também inclui estabelecer uma cultura de prevenção e segurança nas operações de transporte. Um dos exemplos é o investimento em treinamentos para motoristas, promover boas práticas de direção defensiva, realizar manutenções preventivas e estabelecer uma comunicação eficiente entre a equipe responsável pela gestão da frota e os motoristas.

Se você procura uma empresa confiável especializada em logística, conheça o portfólio de soluções da Pathfind. Desde 2013 a empresa desenvolve soluções tecnológicas para otimização de frotas, como o sistema de torre de controle e roteirização de entregas.

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